Questions – Réponses d’Informations Pratiques

Y a-t-il des conditions à remplir pour pouvoir domicilier sa société ?

Oui, pour domicilier le siège social de votre société chez Black Office, vous devez remplir certaines conditions :

1. Disposer d’une société réelle : Il est essentiel que votre société soit effectivement en activité et non simplement une structure administrative sans opération réelle.

2. Posséder un numéro de TVA (sauf en cas de nouvelle constitution) : Pour la plupart des sociétés, il est nécessaire de disposer d’un numéro de TVA valide. Si vous êtes en cours de constitution de votre société, cette condition ne s’applique pas immédiatement.

3. Être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises belge (BCE) : Toute société opérant en Belgique doit être inscrite à la BCE, ce qui enregistre toutes les informations juridiques et administratives de votre entreprise.

4. Effectuer la domiciliation pour une durée minimale de 1 an : Un engagement minimal de un an est requis pour bénéficier de notre service de domiciliation.

5. En Belgique, il n’est plus permis d’utiliser un espace de coworking uniquement pour la domiciliation de son siège social! Nous garantissons que toutes les entreprises domiciliées chez Black Office mènent des activités opérationnelles réelles à notre adresse. 

Je n’ai pas encore de numéro de TVA, est-ce un problème ?

Pas du tout. De nombreux clients sont dans votre situation au moment de la constitution de leur société. Voici comment nous procédons :

1. Procédure de souscription : Nous lançons la procédure de souscription sur la base d’un devis initial, couvrant trois mois de services payés d’avance. 

2. Adresse à communiquer au notaire : Vous recevrez immédiatement l’adresse de domiciliation que vous pouvez communiquer à votre notaire pour les formalités de constitution.

3. Activation du numéro de TVA : Une fois que votre numéro de TVA est activé, nous transformons le devis en facture officielle. Ainsi, cette dépense peut être enregistrée dans les frais de votre société, simplifiant la gestion comptable.

Une personne peut-elle établir son domicile privé dans le centre d’affaires ?

Non, notre service de domiciliation s’adresse exclusivement aux personnes morales et aux entrepreneurs exerçant une activité professionnelle en tant qu’indépendant. Établir un domicile privé dans un centre d’affaires n’est pas permis en Belgique. 

Comment obtenir mon courrier ?

Nous proposons plusieurs solutions pour la gestion de votre courrier :

1. Ouverture et numérisation : Nous ouvrons et scannons votre courrier, puis l’envoyons à l’adresse e-mail de votre choix.

2. Collecte sur place : Vous pouvez venir pendant la permanence  récupérer votre courrier directement à notre bureau durant les heures d’ouverture.

3. Ré-expédition : Nous pouvons réexpédier tout votre courrier à l’adresse souhaitée, moyennant des frais de port de 1€/timbre HTVA.

Quelles démarches doivent être effectuées pour transférer le siège de ma société ?

Pour une personne morale (SPRL, SA, SCS, etc.) :

1. Décision des représentants : Le transfert de siège social doit être décidé par les représentants de la société via une assemblée générale.

2. Publication au Moniteur belge : La décision doit être publiée au Moniteur belge pour officialiser le changement.

3. Communication à la BCE et à la TVA : La nouvelle adresse doit être mise à jour auprès de la BCE et des autorités fiscales.

Pour une personne physique (indépendant, indépendant TVA étranger) :

• Nouvelle adresse commerciale : La nouvelle adresse doit être communiquée et transcrite à la BCE.